Productividad en la Universidad

Ser productivo en la Universidad puede ser complicado. La verdad es que desde el punto de vista económico casi da lo mismo tratar de desarrollar una labor científica de calidad que dedicarse a pulular por los pasillos. La valoración en dinero de un sexenio (unos 100 euros/mes) es, más que ridícula, insultante. Ningún investigador se hará rico a base de sexenios. Alguien que se dedique sólo a dar sus clases puede reírse a mandíbula batiente de alguien que, además de la docencia, desarrolle tareas de investigación porque económicamente no compensa.

El entorno universitario no es precisamente el más adecuado para fomentar la productividad. En el día a día, se prodigan las interrupciones, abundan las reuniones, la carga docente nos agobia, la administración no nos valora, etc, etc, etc. Muchas veces tenemos que trabajar los fines de semana para terminar tareas que hemos dejado semiacabadas por diversas razones. Con un montón de tareas más o menos pendientes, los plazos para proyectos, comunicaciones a congresos, convocatorias, etc nos presionan y andamos siempre entregando las cosas tarde.

La productividad de los investigadores no se puede medir contando las horas de permanencia en pasillos, despachos o laboratorios sino mediante RESULTADOS (artículos en revistas importantes, citas recibidas, invitaciones para impartir cursos y conferencias, sexenios, etc.). Estos resultados no pueden cuantificarse de forma completamente objetiva ni, por supuesto, deben valorarse "al peso", pero constituyen el verdadero objetivo de nuestra tarea.

Entrar al juego de quienes justifican su posición o su salario con las muchas horas de permanencia en los despachos y pasillos, sin hacer referencia a los resultados obtenidos, es una forma triste de declararse vencido de antemano.

a) Orientaciones generales

• Escucha la conocida conferencia de Steve Jobs a los graduados de Stanford: http://www.youtube.com/watch?v=ykUyVFkizfQ (se abrirá otra ventana. Este enlace lleva a la primera parte de la charla, hay otros trozos fácilmente localizables en youtube).

• Desperdicia cualquier cosa menos tiempo.

• Dicho lo anterior, hay que dejar claro que muchas veces es necesario "perder tiempo" y dedicarse a pensar. Esto de pensar no puede hacerse a horas fijas (ej: de 9 a 5). Las ideas van y vienen y surgen cuando ellas quieren (no cuando queremos nosotros). Procura escaquearte de vez en cuando para poder reflexionar. Apagar el ordenador o irse a dar una vuelta son excelentes métodos para poder dedicarse un rato a eso de pensar. Hazlo, sin dudar, cuando te llegue la onda pensativa. Aunque suene ridículo, algunas de mis ideas se me han ocurrido ¡fregando platos en mi casa!.

• No pierdas tiempo en proyectos de investigación, artículos, comunicaciones a congresos y, en general, tareas y jaleos que no valgan la pena. La vida es demasiado corta como para desperdiciarla escribiendo malos artículos, presentando comunicacioncillas a congresillos cutres o haciendo proyectines de investigacioncita ... Intenta hacer COSAS grandotas y olvídate de las cositas pequeñitas. Si un proyecto es inicialmente ambicioso, puede tener éxito o puede fracasar. Si el proyecto no es ambicioso de antemano, ¿puede tener éxito?.

• Si no vale la pena hacer algo, tampoco vale la pena hacerlo bien. Líbrate como puedas de las tareas irrelevantes, absurdas, poco útiles desde el punto de vista científico o docente pero inevitables. Alguna vez tendrás que abordar este tipo de tareas en la Universidad por aquello de repartir el castigo.

• Ten siempre muy claras las diferencias entre lo que es esencial (investigación + docencia) y el resto de ocupaciones que son accesorias o perjudiciales (por ejemplo, nunca aceptes ser secretario de un Departamento que tenga docencia en tres campus).

• Céntrate en lo esencial y en lo que sabes hacer y procura evitar, delegar o transferir otro tipo de tareas a quien sepa resolverlas mejor (por ejemplo, el PAS podrá gestionar las facturas mejor que tú y una agencia de viajes organizará un congreso con más eficiencia. Si tu inglés es malo, gástate algún dinero en una traducción profesional para tus artículos y dedica tu tiempo a cosas más importantes; si tienes problemas con el ordenador, llama a los servicios informáticos, etc.).

• Procura no entrar al trapo de la trampa mental que te tenderán algunos, según la cual se nos paga por dar clases y ESTAR en la Universidad un número de horas determinado (como una especie de compensación por no estar en casa o en otro sitio más placentero). No. La verdad es que nos pagan (poco, pero nos pagan) por PRODUCIR. A esto de estar horas y horas en el puesto de trabajo sin producir se le llama, según tengo entendido, "presentismo". El presentismo es todavía más nocivo que el absentismo ya que quien está presente sin producir está consumiendo recursos (ancho de banda, energía eléctrica, papeles, tinta de impresora) sin producir nada útil o valioso. En países subdesarrollados científicamente, el presentismo todavía es visto con cierto respeto por algunos, e incluso con admiración ("¡Qué tío, está todos los días aquí como un reloj, de 9 a 6, con una hora para comer!, ese es un currante.", "Sí, sí, pero, ¿publica artículos, genera conocimiento, lleva proyectos?". "No, pero el tío cumple con su jornada de trabajo, no como tú, que estás siempre escaqueado o de congresos y encima te dan más sexenios que a tus compañeros que están aquí trabajando de sol a sol, ¡vergüenza debería darte!"). 

• Huye como de la peste de los deprimidos, los hundidos y los perdedores que van proclamando su desastre personal a los cuatro vientos: acabarán por contagiarte su pesimismo vital y científico. Su negrura sólo se alivia levemente cuando ven que alguien más se une a ellos en el pozo tenebroso del fracaso.

• A continuación cito algunas frases típicas que deberían generar en ti la ineludible necesidad de huir de quien las perpetra, so pena de contagiarte irreversiblemente de tedium vitae: 
  • "...con esta carga docente es imposible hacer ningún trabajo científico..."
  • "...yo ya estoy desengañado de eso de la investigación..."
  • "...claro, estos dirigen sus propias revistas y se publican lo que quieren y a los demás nos rechazan los artículos..."
  • "... ya es martes, ya falta menos para el viernes..."
  • "...hay algunos que dicen que hay que publicar en revistas del tal ISI, pero entonces ¿para que tenemos aquí la revista de nuestra facultad?..."
  • "...estos del PAS si que viven bien..."
  • "...¡cómo van a ser buenas las revistas científicas de un país en el que la gente no sabe donde está España!..."
  • "...y me negaron el sexenio, a pesar de que presenté cinco comunicaciones del congreso que organizamos aquí y al que vino Johnson..."
  • "...no me dan sexenios porque ahora exigen un artículo cada año y si tienes dos años sin artículos y un año con cinco artículos, no te dan el sexenio..."
  • "...si, si, mucha ciencia, mucha ciencia en esos países, pero aquí tenemos más sol..."
  • "...a mí, que soy catedrático, me van a venir diciendo los gringos si mi artículo está bien o mal..."
  • "... no entiendo como pueden rechazarme un artículo en el que me he tirado trabajando tres años...".

   

• Evita la gente tóxica http://www.optimainfinito.com/2010/02/el-consejo-de-los-viernes-evita-a-la-gente-toxica.html (se abrirá una nueva ventana)

• Coloca en tu despacho algo que te recuerde tiempos peores: te ayudará a quitar importancia a los mini-desastres cotidianos. Yo, por ejemplo, tengo enmarcado el escrito que recibí en 1981 de denegación (por falta de fondos) de la primera beca que solicité para estudiar en la Universidad (luego me la concedieron porque hubo renuncias). ¿Que ahora me cierran asignaturas, me rechazan artículos, me niegan proyectos? ¡Bah, eso no es nada para lo que pudo ocurrir entonces! Mis alternativas eran estudiar los cinco años con becas o irme a trabajar en la vendimia, la aceituna o cualquier otra cosa de mi pueblo.

• ¿Qué te importa lo que piensen los demás?. Los pensamientos son (supongo) fenómenos psicofísicos, cambios en potenciales eléctricos, interacciones tan débiles que ni siquiera salen del cerebro ajeno. No pueden tocarte.

• ¿Qué te importa lo que digan los demás?. Las palabras son sólo sonidos con pocos decibelios, débiles ondas longitudinales que adquieren su sentido cuando las interpretamos. No pueden dañarte.

• ¿Qué te importa lo que hagan los demás?. Cada cual administra como quiere y como puede sus 20 o 30 años de vida intelectual útil. Lo que hagan los demás con su tiempo es cosa suya. No pueden amargarte.
  
  

b) Trucos y consejos prácticos

• Empieza cada día dedicando las dos o tres primeras horas a algo importante. No cometas el error de empezar la jornada de trabajo resolviendo asuntos burocráticos, mirando el correo electrónico o haciendo cosas "fáciles": te engancharás y no abordarás las cuestiones realmente decisivas. Lo importante debe ser lo primero. Si empiezas con las tonterías, verás como a las 11 vas a por el cafelín, luego miras el correo otra vez, llega la hora de comer, y así dale que te pego, sota, caballo y rey... habrás quemado otro día... ¡Otro!. Si te acostumbras a empezar por algo importante, el resto del día será más productivo y te costará más dedicarte a tareas irrelevantes. 

• Empieza una tarea y sigue con ella hasta que la termines. No pases de una tarea a otra, dejando todo a medias.

• Las tareas importantes y que exigen concentración (escribir o referear artículos, por ejemplo) se hacen mejor en casa. Escaquéate todo lo que puedas para hacer este tipo de cosas. Lamentablemente siempre habrá algún fracasado (de estos que no consiguen nada de nada) que te criticará por trabajar en casa y por no estar "en tu puesto de trabajo", por muchos sexenios o premios nóbeles que tengas. No hagas caso a esta gente: vete a casa a hacer las cosas importantes.

• A veces es útil utilizar el método franquista de resolver asuntos irrelevantes. Según leí por ahí, Franco tenía dos montones enormes de carpetas, expedientes, etc en su mesa de despacho. Uno de los montones era el de "asuntos que el tiempo resolverá". Cada cierto tiempo, Franco pasaba unas carpetas al otro montón, sin abrirlas, ni mirarlas, ni decidir, ni nada de nada. Este montón era el de "asuntos que el tiempo ha resuelto".

• Mira y contesta el correo electrónico únicamente dos veces al día. Yo lo hago alrededor de las 12:00 y alrededor de las 16:00 (así me da tiempo de solventar cualquier cosa de última hora sin agobios). Revisar el correo electrónico al principio de la jornada te llevará a perder tiempo contestando mensajes ya que siempre cuesta un poco arrancar y cualquier "tarea" se presta magníficamente como sustituto de lo importante. Por supuesto, debes desconectar ahora mismo el aviso automático de nuevo mensaje recibido (lo tienen todos los programas de correo electrónico). No puedes permitir que el aviso automático (¡ping!) te interrumpa cada dos por tres. Mejor todavía, mantén cerrado el programa de correo electrónico cuando no lo estés utilizando.

• No acabo de ver las ventajas de tener varios monitores y dedicar uno al correo electrónico para seguirlo al instante. Creo que esto es justo lo contrario de lo que hay que hacer.

• Hay gente (poca) que te envía un mensaje de correo electrónico y, acto seguido viene a tu despacho a decirte: "Te acabo de enviar un mensaje diciéndote que ..." ¡y te cuenta el contenido del mensaje!. Intenta explicar a estos impacientes que no es necesario que te expliquen "in voce" lo que te hacen llegar on-line y que no puedes estar respondiendo ipso-facto mensajes porque tienes que hacer cosas como investigar, preparar clases, etc.

• Mantén vacío el buzón de entrada del correo electrónico (en www.43folders.com  te explican muy bien las ventajas de este método).

• Utiliza un lector de feeds para seguir los seis, ocho, veinte o treinta blogs y webs que miras a diario (si puedes suprimir alguno, mejor que mejor).

• No contestes al teléfono NUNCA. El Presidente de los Estados Reunidos debe estar localizable las 24 horas al día, tú no. Utiliza el teléfono como un receptor de mensajes (buzón de voz) y procura ir educando poco a poco a la gente para que contacte contigo mediante correo electrónico, ya que es un medio no invasivo que no te interrumpe. Solución definitiva: graba un mensaje en tu buzón de voz diciendo que estás "fuera" y pidiendo que contacten contigo por e-mail. No des más datos. Así filtrarás a los que no sepan utilizar Google para localizar tu dirección de correo electrónico (seguro que no tienen mucho que ofrecerte). Acto seguido desconecta el teléfono. Adelante, no tengas miedo. Venga, ¡¡¡hazlo ahora!!!. Ya eres libre.

• Enciérrate por dentro (¡click!) en tu despacho a determinadas horas para evitar interrupciones y deja abierta la puerta sólo en períodos determinados (por ejemplo, de 13:00 a 14:00 horas). Los carteles tipo: "Por favor, no molesten" y cosas así se consideran graves ofensas para con el resto de compañeros y no funcionarán ("¿Qué pasa, hombre, eres más importante que nosotros?" o "¿Así es que te molestamos?").

• Lleva siempre puestos unos auriculares como esos que utilizan los yogurines para escuchar sus MP3. Por alguna extraña razón, la gente no interrumpe a alguien que lleva auriculares, mientras que nadie se siente culpable de interrumpir a quien lee o escribe en un ordenador. No es necesario que escuches música ni nada: los auriculares son sólo un excelente medio disuasivo.

• Evita las reuniones.

• Evita las reuniones.

• Evita las reuniones.

• Haz caso a quien te aconseje que evites las reuniones.

• Evita formar parte de comités, juntas, etc que te obliguen a acudir a reuniones. 

• Si los consejos anteriores no funcionan y te citan a alguna reunión, procura sobornar o chantajear a alguien para que te sustituya.

• Si no te queda más remedio que ir a una reunión, procura no perder del todo el tiempo. Por ejemplo, lleva algún artículo para leer subrepticiamente, mientras perore el plúmbeo de siempre. Haz como que tomas notas de lo que se dice. De vez en cuando conviene asentir con la cabeza, para hacer creer al auditorio que estás atendiendo. Cuando veas que mucha gente levanta la mano es que se ha llegado a alguna votación. Procura votar al mismo tiempo que ellos para que no se note que estás despistado. Normalmente, votar "SI" suele ser lo mejor, ya que muchas cuestiones han sido cocinadas previamente en la cafetería, en los pasillos o en los despachos. Como estas cosas se guisan con bastantes ingredientes, casi todo el mundo estará en el ajo: tu voto contrario o de abstención no cambiará el resultado y, encima, ganarás enemigos para ti o para tu Departamento.

• Si hay algún orador especialmente pesado, farragoso o lento, pídele que repita o que aclare su argumentación. Mejor aún, pídele que sintetice los puntos más importantes. El pesado aprovechará la ocasión para ampliar sus disparates, pero a ti te da igual que vuelva a hablar, ya que estarás trabajando o leyendo mientras él se desgañita. Con este método conseguirás aburrir al personal y generar actitudes contrarias hacia las reuniones en el resto de la gente. Camarada: la guerra contra las reuniones inútiles es una lucha a larguísimo plazo. Con tiempo y paciencia y con la colaboración de todos los antirreunionistas, tal vez consigamos que este castigo cruel e inhumano sea desterrado de la faz de la Tierra y no lo padezcan, al menos, los nietos de los nietos de vuestros nietos.

• En el turno de ruegos y preguntas, sugiere que las reuniones se hagan de pie (es decir, sin sentarse). Se reirán de ti, pero este método resolvería el problema de la pérdida de tiempo en las reuniones. En Estados Unidos las corporaciones importantes están empezando a poner hora de inicio y hora de final a las reuniones para evitar perder el tiempo. Aquí todavía consideramos que la libertad de expresión debe imperar sobre la productividad.

• Entérate del método que utiliza en sus reuniones de trabajo Marissa Mayer (efectivamente, habo de LA Marissa Mayer de Google). Intenta hacer algo parecido: http://www.businessweek.com/smallbiz/content/sep2006/sb20060927_259688.htm (se abrirá otra ventana). 

• ¿Es necesario estar tanto tiempo en la cafetería? Hay quien toma el primer cafelito al llegar, otro a media mañana, la cervecita antes de comer, otro cafetito después de comer, uno más a las cinco de la tarde, ... Naturalmente, los cafeses se toman en grupo van acompañados de una sabrosa y reposada conversación con otros cafetófilos encontrados por allí. La salida del recinto se hace a paso de tortuga y saludando a todo quisque que aparece por el pasillo, como si hiciese lustros desde el último encuentro. Ciertamente, la fijación que tienen algunos profesores por la cafetería es sorprendente. Yo entendería esto si la cafetería de la Facultad fuese bonita, pero todavía no he visto una sola cafetería universitaria guay. Hay quien me dice que en estos encuentros se aprovecha para hablar de temas científicos y para ultimar detalles de artículos y proyectos. ¿Es verdad? En este caso estaríamos a lo que se indica más arriba de escaqueo para "pensar": ¡venga café!. 

• Mantén despejada la mesa de trabajo. Ten sobre ella sólo lo que necesites en ese momento. No coloques sobre la mesa papeles, libros, documentos, etc., con el único fin de recordar que tienes que hacer algo con ellos. Una superficie despejada invita a trabajar, mientras que una mesa abarrotada de montones de papeles, carpetas, expedientes, libros, etc. causa ansiedad. Lamentablemente, tu prestigio sufrirá otro varapalo (¡otro más!) cuando alguien vea tanto orden y limpieza y vaya diciendo por ahí: "Este tío no hace nada: tiene la mesa vacía". Todavía hoy una mesa de despacho bien abarrotada de asuntos sin resolver se suele considerar un indicio de que su propietario es persona de muchas ocupaciones, con muchos y muy importantes negocios que requieren su atención y con muchas tareas que implican dedicación o trabajo. 

• Si vas a tener la mesa despejada, necesitarás algún sitio para mantener los papeles, carpetas, etc. de los asuntos pendientes. Este es tu "inbox" y ahí deberás colocar todo nuevo asunto en el que vayas a trabajar (más detalles en www.43folders.com).

• Muchas fotos de workspaces de gente: http://lifehacker.com/search/workspace/  (nueva ventana) y http://unclutterer.com/category/workspace-of-the-week/ (nueva ventana).

• Procura ir a la Universidad en transporte público y aprovecha el tiempo para leer papers y mantenerte al día.

• Ten siempre a mano una libreta y un bolígrafo para anotar las ideas que se te ocurran. "Siempre" significa siempre (si, también al lado de la cama, etc).

c) No interrumpas

Muchas de las recomendaciones anteriores van orientadas a evitar que te interrumpan, pero hay que predicar con el ejemplo: No interrumpas a los demás para cuestiones triviales y aplícate los consejos y sugerencias anteriores a tí mismo.

d) Sincronizando tus ficheros en varios ordenadores

Si trabajas en varios sitios (casa, Facultad, etc) debes asegurarte de que tienes la misma versión de los ficheros en todos los ordenadores. Mucha gente utiliza pendrives para actualizar y sincronizar el contenido de sus ordenadores. Para ello copian la última versión de sus documentos de un ordenador al pendrive y de ahí la pasan a otra máquina. Si luego hay que trabajar en otro ordenador, es necesario repetir todo el proceso. Yo encuentro este método bastante complicado y peligroso. Siempre has de estar pendiente de que tienes la última versión de los documentos en todos los ordenadores y un descuido puede ser fatal ("¿Copié o no copié la última versión en el ordenata de casa?").

Yo suelo trabajar en ¡tres! ordenadores diferentes: uno en casa, otro en el despacho del campus de Alcalá y otro en un despacho compartido en la Escuela de Magisterio de Guadalajara (la Universidad de Alcalá tiene centros docentes en "territorio extranjero"). ¿Cómo sincronizar tres ordenadores diferentes? El método de copiar en el pendrive y pasar del pendrive a cada ordenador me sumergiría rápidamente en la teratología y en el caos...

Mi solución es radicalmente diferente. Yo utilizo el pendrive como disco de trabajo. El pendrive es mi disco-disco de trabajo donde tengo los ficheros "buenos" de cada uno de los asuntos en los que estoy laborando. Insisto: el pendrive contiene la versión "buena" de los documentos en los que estoy trabajando. Las versiones de los ficheros que hay en cada uno de mis ordenadores son copias de seguridad de los ficheros "buenos" que tengo en el pendrive. El sistema funciona así:

• Cuando estoy en el despacho, conecto el pendrive y trabajo en él (abro los ficheros allí, escribo, los guardo, etc.)

• Antes de irme, saco una copia de seguridad en el disco duro del ordenador. Para eso utilizo el programa SynBack (gratuito). Este programa copia en el disco duro únicamente los ficheros del pendrive que han sido modificados. Normalmente, esto no tarda más de 30 o 40 segundos. No es una buena idea hacer esta copia de seguridad con el explorador de ficheros de Windows porque tardaría mucho (no hay forma de copiar sólo los ficheros que han sido modificados).

• Si pierdo el pendrive o éste se daña, tengo la versión última, salvada en el ordenador del despacho.

• Si ahora voy a casa y tengo que trabajar allí, lo hago igualmente en el pendrive.

• Antes de apagar el ordenador de casa saco en él una copia de seguridad del pendrive con el programa SynBack, como antes.

• Es decir, trabaje donde trabaje, lo hago en el pendrive y siempre saco copia de seguridad en el ordenador que sea.

• Si estoy varios días o una semana sin trabajar en uno de los ordenadores, no importa: siempre saco copias de seguridad en el otro ordenador en el que trabajo y esto, como digo más arriba, con SynBack esta tarea no exige normalmente más de 30 o 40 segundos y se hace automáticamente, sin errores y con todas las garantías.

El único inconveniente que encuentro con el enfoque anterior es que el pendrive no tiene papelera de Windows: si eliminas un fichero por error, se fue al limbo para siempre (bueno, puedes recuperar la última versión copiada en el disco duro de alguno de los ordenadores en los que trabajas). Hasta ahora, nunca se me ha planteado este problema: nunca he borrado un fichero por error (soy tacaño, prefiero guardar las viejas copias a borrarlas). De todas formas, tengo entendido que si se carga el sistema operativo en el pendrive, se instala una papelera de Windows en él, pero no lo he comprobado.

e) Recopilación de ideas sobre productividad

En el fichero pdf adjunto aparece una recopilación de ideas y consejos sobre productividad tomados de sitios diversos.